如何做好ERP项目需求调研

文章来源:盟思软件    时间:2016-10-24 09:26:40
更多2
如何做好ERP项目需求调研
        需求调研是ERP系统实施的一个必须过程,这个阶段是与用户双向沟通的真正开始,这项工作很基础,也很重要。每个企业都有自己的特点,因此ERP项目实施不能千篇一律地用软件去套用业务,或者把业务塞进软件中去;更不能没有整体规划,顾头不顾脚地去解决项目实施过程中的问题。在对企业的业务进行整理规划前,应该对企业进行整体的业务调研,并出具获得客户认可的业务调研报告。
如何进行ERP项目调研?苏州盟思软件科技有限公司实施部顾问为您支招!
        ERP项目调研过程也是一个项目管理的过程,只不过该项目的目标是尽可能多地了解企业的实际业务运行情况,并且对涉及到项目业务范围的内容,应该完全充分的了解。通过项目调研,实施顾问应该向企业灌输业务流程梳理的概念和梳理的方式;甲方企业也应该向实施顾问真实而全面地展示企业的实际情况,避免因为向乙方实施顾问提供错误的信息而导致项目过程中的挫折,甚至导致项目失败。
        ERP项目调研前,首先应该制订项目调研计划,并经过双方的确认。项目调研计划中至少应该包括:项目调研范围、项目调研方式、各业务部门的调研具体时间安排、各业务部门调研参加人员、项目调研内容等等。
        ERP项目的实施涉及范围甚广,在项目调研前,首先必须确认项目调研的范围和目标。ERP项目实施,不可能把企业所有的业务都纳入到系统中,也不可能包含企业的各种情况。所以在制定项目调研计划时,应该严格按照项目合同规定的内容确认项目调研范围。
        ERP项目调研的方式一般采取问卷调研、召开各部门调研会议、现场调研和个别访谈相结合的方式进行调研。
问卷调研一般是在项目调研计划制定过程中,由乙方实施顾问提供的,面向企业业务部门或者项目小组成员发放的调查企业内部情况的问卷。
        对于各业务部门的调研,一般首先采用召开部门调研会议的方式进行。通过部门调研会议的方式,一般可以获得各部门的人员组成、人员分工、业务流程等等方面内容。对于调研会议,建议进行全程录音。
        在部门调研会议上,往往可能得不到真实的信息(如领导在场,业务人员不敢说话等等),同时也可能会把企业一些不常见的业务遗忘。所以,乙方实施顾问必须到相应部门的工作现场去进行现场调研。现场调研的重点是各个业务部门的单据和报表,也需要观察业务人员的工作方式等等。乙方实施顾问需要关注业务部门单据的来源和流向,以验证企业的业务流程。同时要关注那些看起来特殊的单据,比如红字单据、形式异常单据等等。这些比较特殊的单据,虽然业务量较少,但是往往影响着业务流程的梳理。
项目调研时,如果有必要应该把各部门的负责人和业务人员分开进行调研。很多时候,在正式的场合往往得不到真实的情况。所以调研时,乙方顾问有必要和业务人员单独进行沟通,并建立某种信任关系,让业务人员真实的描述企业的实际情况。同时个别调研也适用于对企业高层进行的调研沟通,了解企业高层对项目的需求。
        一般来说需要参加调研的人员主要有部门负责人、主要业务人员、项目负责人,同时也需要对企业高层需求进行了解,以便制订合适的后期实施方案。项目负责人和项目实施小组成员应该全程参加项目调研。
项目调研包括什么内容?
       项目调研内容应该根据项目调研范围进行进一步细化,以熟悉企业的具体的业务。一般来说,物流和生产和成本核算是项目调研的重点。除非是集团财务型项目,否则一般的财务核算业务都可以直接并入到各业务调研过程中进行调研,并不需要进行专门的调研。
        由于每个企业都有不同的管理特点和管理现状,需要乙方实施顾问在现场时根据不同的情况进行及时的判断,并根据实际情况调整调研重点。一下是一般情况下中小企业可进行的项目调研内容:
        ①企业组织架构设置: 组织结构图、各部门岗位设置即负责人、主要人员即分工情况,是否有专门的内勤人员等等,是调研企业组织架构设置的重点。
        ② 采购业务调研主要内容:
           (1)、企业有哪些人员负责采购业务处理,各自分工情况如何?
           (2)、企业正常的采购业务流程如何?在什么情况会启动采购流程?采购物料种类、数量、价格、供应商,一般是如何决定的?
           (3)、是否存在紧急采购?为什么会存在紧急采购?紧急采购流程是什么?需要办理何种手续?
           (4)、是否存在交货期延后的情况?一般如何处理?对经常延期的供应商是否存在考核?
           (5)、采购收货的流程如何?发现不合格品后,是如何进行处理?
           (6)、如何与供应商进行结算?采购付款的流程怎样?
           (7)、采购价格是如何控制的?
           (8)、是否定期对供应商进行评估,如何进行评估?
           (9)、缺货一般是由什么部门提出,提出后如何进行处理?在采购业务调研过程中,需要关注采购与生产、库存、财务业务相结合的部分,对于这些内容,应该予以重点关注。同时在其他业务调研过程中,予以验证这部分内容。
           (1)、企业负责销售的业务是哪些部门,各自的人员分工如何?是否有专门的销售内勤人员?
           (2)、企业目前的正常销售业务流程是什么?必要时,应该要求企业提供业务流程图。
           (3)、销售发货的流程是怎样?销售一般在什么情况下进行发货?是否经常出现延期发货的情况?为什么?
           (4)、销售开票的流程是怎样?开票价格如何确认?
           (5)、销售收款流程如何?能否对应到每张发票或者销售合同?
           (6)、对客户是否存在信用管理?是如何管理的?
           (7)、对销售价格是否存在管理?如何管理的?
           (8)、销售退货的业务流程是如何操作的?
           (9)、售后服务是如何进行管理的?
          (10)、销售合同变更一般在什么情况下发生?一般变更的流程如何?
      ④ 仓库业务调研主要内容:
          (1)、企业现有几个仓库?各个仓库的内部区域是如何划分的?是否区分库位?
          (2)、目前各仓库管理大概多少种物料?
          (3)、仓库实现领料制还是发料制,仓库收发料人员和账务处理人员是否区分?属于哪个部门进行管理?
          (4)、仓库办理出入库的类型有哪几种?各业务的流程是怎样,有什么的单据?都需要什么人员进行签字确认?
          (5)、是否存在废品或者废料仓库?废品废料业务是如何办理入库?又如何处理出库的?财务怎样进行账务处理?
         (6)、是否有独立的待检仓库,待检仓库如何管理?对于采购不合格品如何进行处理?
         (7)、车间是否存在退料的情况?退料的业务流程是如何处理?
         (8)、是否对物料进行批次管理?实物存放中是否按批次进行收发?
         (9)、仓库是否进行盘点?盘点周期如何?如何进行盘点?
        (10)、仓库一般要出具哪些报表?报表数据和仓库实际结存情况是否一致?哪些情况导致了不一致情况的产生?
     ⑤ 生产计划调研主要内容:
        (1)、企业是否有独立的生产计划部门?人员配置情况如何?各自是如何进行分工的?
        (2)、一般情况下,生产计划的流程是怎样的?
        (3)、企业的生产计划策略是什么?是根据订单还是根据销售预测?或者是根据库存进行生产?
        (4)、生产计划的周期一般是多少?跨度一般是多长?
        (5)、生产计划时,一般考虑哪些因素?
        (6)、计划时,如何考虑车间生产能力?车间的生产能力是如何测定的?能力不足时,如何进行调整?
        (7)、生产计划是否经常进行变更?在哪些情况下需要进行变更?变更的流程是怎样的?
        (8)、计划人员编制出来的生产计划是否直接用于指导生产?车间是否还需要进行编制工序计划?
        (9)、计划人人员是否直接编制采购计划?采购人员如何根据生产计划进行安排采购?
       (10)、计划人员编制计划时,是否考虑仓库物料结存情况?是否考虑物料替代情况?是否考虑损耗?如何进行考虑?
        进行生产计划调研时,企业应该准备一份近期的正式的生产计划全部相关单据,供乙方实施人员进行查看。实施人员应该重点查看各个单据之间的相互关联程度和数据的勾稽情况。
    ⑥ 车间业务调研主要内容:
         进行车间业务调研前,建议乙方实施顾问先对企业车间进行参观,具有一定的感官认识后,再进车间业务的调研。同时会议形式的调研结束后,再次对车间进行参观,从而可以提供对企业生产业务流程的熟悉程度。
         车间现场参观时,除了要熟悉企业车间的生产的一般流程外,还需要注意观察企业车间的现场机器设备是否干净、物料摆放是否凌乱等等。如果车间现场机器设备不干净、物料摆放凌乱,那么该企业的现场管理水平应该不是很高。这样的项目实施过程中,乙方实施人员应该注重规避一些企业现场管理水平而可能导致的风险,如项目拖期、账务无法核对、流程难以推行、人员素质和人际关系等等当面。
         一般情况下,车间调研业务的主要内容有:
          (1)、企业目前生产车间的划分情况如何?车间各岗位的设置情况如何?是否有车间调度员和车间统计员等岗位?
          (2)、各车间的生产流程怎样?是否可以举一个典型的产品,描述一下其生产业务过程?
          (3)、目前各车间是如何安排生产计划?
          (4)、各车间如何安排领料?是否存在车间仓库?车间仓库一般存放何种物资?是否可以取消车间库存?
          (5)、车间目前的在制品情况如何?月底统计出的上报给财务的在制品报表,是否和车间实际的在制品一致?
          (6)、对于报废的产品或者废料是如何进行处理的?车间补料的流程怎样?当定额领料不够,需要超定额领料时,其流程怎样?
          (7)、车间的生产计划是否安排到工序?一般情况下,是如何进行工序汇报的?物料的工序转移是如何进行处理确认的?
         (8)、车间工序过程中的质检过程是如何处理的?
         (9)、生产计划是否经常变更?何种情况下会出现变更?变更时如何进行处理?生产计划的变更是否导致车间材料使用的混乱?
      ⑦ 业务调研的主要注意事项:
         (1)、仓库的账务结存和实际结存情况;
         (2)、采购业务中暂估入库数据和财务部门暂故入库数据是否一致;
         (3)、销售业务中发出商品数据和财务部分的发出商品数据是否一致;
         (4)、财务的在制品数据和车间的实际在制品数据是否一致。等等。
        项目调研结束后,双方应该形成ERP项目调研报告。该调研报告应该至少包括:调研过程描述、企业目前业务现状描述、可能存在的问题、后续实施前建议等等。

相关资讯

联系我们,让管理更高效

  • 免费体验

  • 预约演示

  • 价格咨询

  • 联系我们

在线咨询
咨询热线:4006-630-603
友情链接:    盛世彩手机app下载   星空彩票   盛世彩手机app下载   春秋彩票   320彩票官网